Les 10 principales questions concernant le certificat de salaire

1. L'employeur doit-il établir un certificat de salaire?

Conformément à l'article 127, al. 1, let. a, LIFD (Loi fédérale sur l'impôt fédéral direct), les employeurs sont tenus de fournir à leurs employés une attestation écrite de leurs revenus. L'employeur a donc l’obligation légale d’établir un certificat de salaire et de le remettre rapidement à l'employé. Les informations de ce document doivent être exactes et claires.

En cas de non-respect de cette obligation, l'employeur s'expose à une amende pouvant s’élever jusqu'à 10’000 francs suisses (art. 174, al. 1, let. b, LIFD), et son comportement peut être qualifié de complicité d'évasion fiscale (art. 175 ss LIFD).

Cependant, l'employé est également tenu de veiller à recevoir un certificat de salaire établi conformément à la réglementation en vigueur et de vérifier qu’il soit complet et correct.

2. Quelle est la portée juridique du certificat de salaire?

Le certificat de salaire est un document reconnu au sens du droit pénal. Les titres servent à prouver des faits ayant une portée juridique (art. 110, al. 4, phrase 1 CP, Code pénal suisse). Ainsi, un certificat de salaire mal rédiger peut non seulement avoir des effets sur le plan fiscal, mais également en matière pénale.

Les employeurs ont donc tout intérêt à s'assurer que chaque certificat de salaire est établi de manière exhaustive et correcte.

3. Que se passe-t-il si le certificat de salaire comporte de fausses informations?

La remise d’un certificat de salaire erroné à l'autorité fiscale peut être qualifiée de tentative de soustraction d’impôt ou de soustraction consommée, voire de fraude fiscale. Les sanctions peuvent toucher à la fois les employés et les employeurs.

4. La responsabilité de l'exactitude du certificat de salaire incombe-t-elle uniquement à l'émetteur?

Comme mentionné précédemment, toutes les parties concernées peuvent être potentiellement tenues responsables si les informations du certificat de salaire sont fausses ou incomplètes. Chaque certificat de salaire doit préciser le nom de la personne responsable chez l'employeur. Cette personne atteste de l'exhaustivité et de l'exactitude des informations. Il va de soi que cette responsabilité incombe à une personne possédant les compétences requises pour délivrer un tel document. Il est peu probable que cela s'applique, par exemple, aux représentants externes.

Selon les circonstances, les personnes désignées comme responsables peuvent être tenues pour responsables, individuellement ou conjointement. En plus d'une éventuelle amende, un risque de responsabilité solidaire existe également pour les impôts soustraits, y compris s'il s'agit des impôts personnels du destinataire du certificat de salaire. Si un rappel d’impôt n'est pas possible auprès du contribuable, l'administration fiscale peut s’adresser directement à l'émetteur du certificat de salaire, à l'employeur ou à son représentant. Pour les mandataires externes (comme les fiduciaires, par exemple), tout manquement à l'obligation de diligence doit être évalué conformément aux règles du droit des contrats.

5. Faut-il signer le certificat de salaire?

Les certificats de salaire établis manuellement doivent être signés à la main de manière juridiquement valide. En revanche, si les certificats de salaire sont générés au moyen d’un logiciel dans le cadre d’une procédure collective, une preuve électronique attestant de l’identité de la personne responsable suffit. Dans tous les cas, la raison sociale complète de l'entreprise (nom de l'employeur) doit obligatoirement y figurer. La méthode la plus efficace pour établir des certificats de salaire consiste à utiliser un logiciel de gestion des salaires, de préférence certifié par Swissdec. Des formulaires sont également disponibles sur le site web de l'Administration fédérale des contributions ou dans l’application eCertificat de salaire de la Conférence fiscale suisse CSI.

6. Pourquoi faut-il spécifier le nom de la personne responsable?

Le «Guide d'établissement du certificat de salaire resp. de I'attestation de rentes», publié par la Conférence fiscale suisse CSI et l’Administration fédérale des contributions AFC (ci-après «Guide certificat de salaire»), exige explicitement que le nom de la personne responsable du certificat de salaire, ainsi que son numéro de téléphone soient mentionnés (Guide Certificat de salaire, cm 12).

Cela permet d’identifier la personne responsable en cas d’erreur ou d’absence d’informations sur le certificat de salaire.

7. Peut-on établir deux certificats de salaire pour la même année?

En règle générale, un employeur ne peut établir qu’un seul certificat de salaire par employé et par année. Toutefois, si des circonstances particulières nécessitent l’établissement de plusieurs certificats de salaire, cela doit être clairement indiqué sur chacun des certificats, au chiffre 15 (exemple: «Un de deux certificats de salaire»).

8. Que faire s’il y a plusieurs entrées et départs pour un employé au cours d’une même année?

Le certificat de salaire doit généralement être délivré à la fin de la relation de travail. Les dates du premier et du dernier jour du rapport de travail doivent être indiquées dans le champ «E». Toutefois, si l’on établit un seul certificat de salaire pour toute l’année, les dates correspondant au premier et au dernier jour de travail de l’année doivent figurer dans le champ «E». Il convient également de préciser au chiffre 15 du certificat de salaire qu'il ne s'agissait pas d'un rapport de travail continu.

9. Comment faut-il procéder pour les composants du salaire qui ne sont versés qu’au début d'un nouvel exercice?

Les paiements de salaire concernant l'année x doivent être inscrits sur le certificat de salaire de cette même année, à condition que le montant soit connu et que son paiement soit sûr, même si le versement est effectué l'année suivante. Il s'agit par exemple de la rémunération des membres du conseil d'administration, des indemnités de départ ou encore des primes. Ces montants doivent donc être reportés sur le certificat de salaire dès qu'un droit à leur paiement est établi. Cependant, si le montant à verser (par exemple, une part des bénéfices) ne peut être déterminé qu’après l’établissement des comptes annuels de l’année suivante, ce composant du salaire doit figurer sur le certificat de l’année durant laquelle il est attribué, c’est-à-dire l’année x+1. Cela s’applique notamment aux composants variables du salaire (par exemple, primes, participations aux bénéfices, rémunération spéciale facultative). Cette solution peut également s’appliquer lorsque l’employeur rencontre des problèmes de liquidité et n’est pas certain de pouvoir honorer les salaires dus.

Si, toutefois, des composants du salaire ont été attribués de manière individuelle l’année précédente, ou si des parts de bénéfices ont été imputées au compte courant des associés ou actionnaires à ce moment, ces montants sont considérés comme acquis lors de l’année précédente et doivent donc apparaître sur le certificat de salaire de l’année précédente (année x).

Enfin, si des composants variables du salaire sont versés à des employés qui ont quitté l’entreprise entre-temps, il faut les déclarer comme un «paiement rétroactif». En conséquence, certaines valeurs limites et certains taux applicables (par exemple, le salaire maximum assuré AC/LAA) seront déterminés en fonction de l’année du départ et non de celle du versement.

10. Les particuliers sont-ils également tenus, dans certains cas, d’établir un certificat de salaire?

Même s’il n’en a pas toujours conscience, un particulier peut être considéré comme étant un employeur. En effet, une personne qui verse un salaire à des employés, que ce soit en espèces ou en nature, est un employeur. Par conséquent, cette personne est légalement tenue d'assurer ses employés, de s’acquitter des cotisation des assurances sociales et de fournir un certificat de salaire. Parmi les exemples fréquents d'employés engagés par des particuliers, on retrouve les femmes de ménage, les aides domestiques, les jardiniers, les artisans ou encore les baby-sitters. Toutefois, il n'est pas nécessaire de délivrer un certificat de salaire si l’on applique la procédure de décompte simplifiée.